Z chwilą wgrania pliku na konto Bitrix24 staje się on widoczny w zaawansowanym systemie zarządzania dokumentami. Prezentacje, dokumenty, video i wszelkie inne pliki mogą być przeznaczone do ściągnięcia, do pracy grupowej lub do użytku prywatnego. Jedną z najważniejszych funkcjonalności jest szybka i skuteczna wyszukiwarka, dzięki której trafnie dotrzesz do każdego dokumentu umieszczonego w Bitrix24.

Każde konto użytkownika w Bitrix24 ma przypisaną określoną przestrzeń dyskową. To miejsce na prywatne pliki, do których nie mają dostępu inni użytkownicy. Pliki przechowywane na tym dysku mogą zostać udostępnione poprzez przeniesienie ich do odpowiedniego folderu lub używając funkcji „udostępnij folder” albo poprzez nadanie praw dostępu konkretnemu użytkownikowi albo grupie użytkowników.

Z Bitrix24 możesz współpracować nad dokumentami na wiele sposobów: bezpośrednio z poziomu tablicy, dopisując komentarze, dodając nowe wersje dokumentu, otrzymując odpowiedzi zwrotne z opiniami – wszelkie zmiany dokonywane podczas tego procesu są odnotowywane w czasie rzeczywistym. Możesz umożliwić edycję dokumentu wszystkim uczestnikom prowadzonej dyskusji i dodawać nowe wersje dokumentów tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych w polu komentarzy. Po zakończeniu edycji dokumentu Ty oraz Twoi współpracownicy możecie zapisać go w bibliotece dokumentów, zachować na dysku swojego komputera albo pozostawić na tablicy. W Bitrix24 szczególnie wartościowe lub ważne dokumenty mogą być dodatkowo oznaczone jako lubiane, dzięki czemu będą wyświetlały się wyżej w wynikach wyszukiwania.

Każdy dokument przechowywany na koncie w Bitrix24 posiada dziennik zmian. Kiedy nowa wersja pliku zostaje dodana poprzednia nie zostaje usunięta, lecz zapisana i może posłużyć do przywrócenia starszej wersji dokumentu. Historia zmian zawiera również informację o tym kiedy dana wersja pliku powstała i przez jakiego użytkownika została stworzona.

Korzystając z Bitrix24 nie potrzebujesz zewnętrznego oprogramowania biurowego, aby tworzyć i edytować dokumenty. Dzięki integracji Bitrix24 z Google Docs i MS Office Online możesz przy ich użyciu stworzyć dokument tekstowy, arkusz kalkulacyjny lub prezentację bezpośrednio poprzez swoją przeglądarkę internetową. Następnie dodaj utworzony dokument do zadania w Bitrix24 lub na swoją tablicę. Wbudowane narzędzia dają możliwość łatwego dostępu do każdego dokumentu przechowywanego w Bitrix24. Możesz otwierać, przeglądać i edytować pliki poprzez Google lub konto Microsoft (Live ID). Dokumenty mogą być jednocześnie edytowane przez wielu użytkowników.

Dokumenty utworzone w MS Word oraz Excel i przechowywane w Bitrix24 mogą być edytowane bezpośrednio w przeglądarce Internet Explorer lub Mozilla Firefox. Gdy otwierasz dokument, zostaje on automatycznie zablokowany, tak że inni użytkownicy nie mogą wprowadzać w tym czasie zmian. W bibliotece dokumentów taki plik zostaje oznaczony jako będący w edycji wraz z podaniem przez jakiego użytkownika. Gdy tylko dokument zostanie zapisany i zamknięty, ponownie staje się on otwarty do edycji dla innych osób.

Bitrix24 wyposażony jest w zaawansowaną wyszukiwarkę, która indeksuje dokumenty, nagrania, wiadomości, komentarze i inną zawartość. Nowe informacje i pliki są niezwłocznie indeksowane w chwili ich powstania lub dodania. Na sposób wyświetlania wyników wyszukiwania mają wpływ „polubienia” danej informacji przyznawane przez użytkowników, ponieważ oceniane są one przez system, jako bardziej istotne i tym samym powinny być łatwiejsze do odszukania. Podpowiedzi dla fraz wyszukiwania wyświetlają się z chwilą wpisywania hasła w polu wyszukiwarki.

Bitrix24 pozwala na zautomatyzowanie obiegu dokumentów. Nowe szablony, wzory umów lub wnioski mogą podlegać procesowi walidacji wykorzystującemu metody głosowania, jedno lub wieloetapowej akceptacji, czy też w drodze pozyskania opinii eksperckiej. Udzielanie akceptacji dla wydatków, wnioski o podróże służbowe i inne wewnętrzne procesy wymagające akceptacji mogą zostać w prosty sposób zautomatyzowane przy użyciu wbudowanego w Bitrix24 narzędzia wizualnego projektowania procesów biznesowych (BPM).