W dzisiejszych czasach problem spamu jest wyjątkowo uciążliwym tematem a znalezienie optymalnego rozwiązania wcale nie takie proste. Nie jest więc dziwnym, że wielu przedsiębiorców coraz częściej pyta o rozwiązania, które pozwolą zaoszczędzić mu wiele pracy podczas “przesiewania” poczty. Dlaczego to takie ważne? Wystarczy odpowiedzieć na jedno pytanie: ile czasu dziennie tracimy na czytanie spamu, wiadomości, które właściwie nie są do nas adresowane lub nas nie dotyczą? Z naszych doświadczeń i szacunków wynika, że przeciętny użytkownik biznesowy dziennie musi odrzucić około 50-100 maili, które nie stanowią wartości zawodowej. To z kolei daje nam ok. 1 godzinę dziennie na przefiltrowanie wiadomości (bo jednak każdy mail trzeba przejrzeć, czy nie jest ważny). W ciągu miesiąca daje to ponad 24 godziny na jednego pracownika. Gdy pracowników mamy powyżej 10 to stracony czas przelicza się już na bardzo duże straty finansowe.

Tak było w przypadku naszego ostatniego wdrożenia, gdzie firma posiada około 30 użytkowników poczty elektronicznej a ze spamem borykali się bardzo długo. Jako rozwiązanie nasi inżynierowie zaproponowali odpowiednio skonfigurowany system SpamTitan. Wdrożenie zostało podzielone na kilka etapów, z których każdy obliczony był na zwiększanie skuteczności systemu.

W pierwszym etapie uruchomiono proxy dla poczty, aby każda z wiadomości przechodziła przez nowy system antyspamowy. W tym etapie skonfigurowano jedynie kontrolę przepływu poczty, aby mieć pewność, że routing systemu działa bez zastrzeżeń.

W drugim etapie uruchomiono podstawowe, wbudowane filtry SpamTitan. Ta konfiguracja w wielu firmach jest wystarczająca i pozwala na bardzo skuteczne odfiltrowanie spamu. W przypadku naszego klienta bazowa funkcjonalność była nie wystarczająca. Wiadomości oznaczonych jako czyste system przepuszczał na poziomie blisko 70%, podczas gdy w większości instalacji jest to wartość oscylująca w okolicy 7-15%. Etap ten pozostawiono na ok. 2-3 tygodnie, aby system SpamTitan sam nauczył się specyfiki handlowej naszego klienta. Po tym okresie uzyskaliśmy wartość ok. 60%.

Trzeci etap polegał na instalacji add-in’a do Outlooka, który pozwalał użytkownikom (poza raportami) oznaczać wiadomości spamowe, których system SpamTitan nie wyfiltrował. Dzięki temu zabiegowi po dwóch kolejnych tygodniach zbliżyliśmy się do wartości 50%. Nadal nie było to jednak filtrowanie wystarczające, które dałoby wymierne korzyści, jakich oczekiwał klient. Na szczęście SpamTitan jest bardzo rozbudowanym i elastycznym narzędziem, które daje bardzo wiele możliwości walki ze spamem.

W czwartym etapie do systemu SpamTitan wgraliśmy klientowi ponad tysiąc reguł, które zostały opracowane przez firmę PLIK w oparciu na specyfikę naszego polskiego rynku marketingu elektronicznego. Ten zestaw reguł dodał nam ponad 30% do skuteczności do filtrowania wiadomości niechcianych. Wymagania klienta jednak były większe. Przyszedł więc czas na kolejny etap współpracy.

Piąty etap jest czasem, gdy wspólnie  z klientem nasi inżynierowie opracowują bardzo precyzyjne reguły filtrowania kontentu wiadomości, bazując tak na nagłówkach jak i treści wiadomości. Polega to na tym, że klient wysyła do nas wiadomości, które identyfikuje jako spam, a nasi specjaliści opisują to odpowiednimi regułami, które natychmiast są implementowane w systemie antyspamowym. Efekty są widoczne i odczuwalne niemal od razu, więc ten ostatni etap został szczególnie doceniony przez klienta. Dodatkowym efektem tych działań były kolejne procenty skuteczności systemu. Dzięki tym działaniom procent czystych wiadomości rzadko przekracza 10%, co stanowi już bardzo dobry wynik. A co ważniejsze klient jest wyraźnie zadowolony ze skuteczności systemu. Wielokrotnie podkreśla, że ilość zaoszczędzonego czasu jest wręcz bezcenna!